تخطيط المخزون

تخطيط المخزون: -

يتضمن تخطيط المحزون تحديد الأهداف والسياسات والإجراءات والقواعد والبرامج الخاصة بالاستثمار في المخزون، ويشمل ذلك عددا من الاعتبارات من أهمها ما يلي :

1- تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها من وراء الاستثمار في المخزون للمنتج النهائي.

-2- تقدير الاحتياجات المستقبلية من كل صنف من الأصناف المخزونة .
-3- تحديد الأوقات أو المواعيد التي يجب أن يتوافر فيها كل صنف .

4 تحديد حجم الاستثمار المالي المطلوب لتوفير هذه الأصناف و مصادر تمويله .
5 تحديد كيفية تدبير أو توفير الأصناف المطلوبة، وما يرتبط بذلك من سياسات وإجراءاتمختلفة
6- تحديد السياسات والإجراءات والقواعد الخاصة بالاحتفاظ بالمخزون .

مراقبة المخزون

مراقبة المخزون تشمل جميع الأنشطة التي تتعلق بتصميم أو اختيار الطرق والأساليب اللازمة للتأكد من سلامة التصرفات والإجراءات الخاصة بتوفير الاحتياجات المطلوبة من المواد وتخزينها والمحافظة عليها حتى وقت الحاجة إليها، وبما يتضمن استمرار الوفاء باحتياجات الجهات الطالبة بالكميات والمواصفات المطلوبة وفي المواعيد المحددة من ناحية ، وحسن استخدام الأموال المستثمرةفي هذه المواد من الناحية الأخرى .

عملية الرقابة الآلية على المخزون ، سواء كان مخزون خامات أو منتج تام، من أهم عمليات الرقابة بالمنشأة والنظام الآلي يفي بجميع الحركات المخزنية المتعارف عليها ، كذلك يمكن نظام المخازن من متابعة الرقم المسلسل لكل صنف والمسجل من قبل المصنع ، أو متابعة تاريخ الصلاحية ويعمل

النظام بصورة متكاملة مع نظامي المبيعات والمشتريات.

طرق تصنيف المخزون

تختلف الأسس التي يمكن الاعتماد عليها في تصنيف أو تقسيم الأصناف المخزونة من منشأ الأخرى، وأحيانا في المنشأة الواحدة من وقت لآخر ، تبعا لطبيعة عمليات المنشأة ونوعية الأصناف التي تتعامل فيها ، والغرض من الاحتفاظ بتلك الأصناف ، ومدى حركتها ومتوسط رأس المال المستثمر في المخزون ، أو معدلات استخدامه ، وأيضا طبيعة الطلب على تلك الأصناف.
ومن أهم طرق تصنيف المخزون ما يلي :

ا التصنيف على أساس نوع المخزون

بعد تقسيم المخزون على أساس نوعية المواد المخزونة من أكثر الطرق شيوعا في الحياة العملية ،

وطبقا لهذا الأسلوب غالبا ما يتم تقسيم المخزون إلى الأصناف التالية :.

المواد الخام .

المواد تحت التشغيل .

. الأجزاء والمكونات .

مواد الإصلاح والصيانة .

. مواد التعبئة والتغليف .

المنتجات النهائية أو تامة الصنع .

. المخلفات والمواد غير الصالحة للاستعمال .

ب - التصنيف على أساس الغرض من المخزون في تصنيف المخزون على أساس الغرض من الاحتفاظ به يمكننا التمييز بين نوعين هما :
1. المخزون التشغيلي :
يتضح من التسمية أن هذا النوع من المخزون يشمل الأصناف الضرورية كافة لتشغيل النظام الإنتاجي ، والأصناف التي تتولد منه وتلك التي تنتج عنه في ظل الظروف العادية للتشغيل ، ويحتوى هذا النوع من المخزون على الأصناف كافة المشار إليها في تصنيف المخزون حسب النوع .
2 - مخزون الأمان : يقصد به الكميات الإضافية التي تحتفظ بها المنشأة من بعض أو كل أصناف المخزون المشار إليها سابقا ، ليس بهدف التشغيل وإنما بهدف مواجهة الظروف غير العادية التي قد تواجه المنشأة ، وكما هو واضح من التسمية فإن هذا النوع من المخزون يستخدم كوسيلة لتأمين المنشأة ضد حالات زيادة الطلب أو معدلات الاستخدام عن المتوسطات العامة، أو طول فترة التوريد عما كان متوقعا من الناحية الأخرى .
معايير كفاءة وفعالية الاستثمار في المخزون
من المتفق عليه أن اتخاذ قرار بتخصيص مبلغ من المال للاستثمار في المخزون ، أو توزيع هذا المبلغ على الأصناف المختلفة من المواد المخزونة ليس هدفا في حد ذاته ، وإنما الهدف هو تحقيق النتائج المرجوة من هذا القرار، ومن ثم يتطلب الأمر الاستعانة بمجموعة من المعايير أو المؤشرات التي يستدل منها على درجة النجاح في تحقيق النتائج المستهدفة ، ومن هنا كان عنوان هذه الفقرة
( كفاءة وفعالية الاستثمار في المخزون ) .
فالفعالية : تعنى جودة أو درجة سلامة قرار الاستثمار في المخزون ، من حيث استناده إلى الأسس العلمية والتجارب السابقة والتوقعات المستقبلية لاحتياجات المنشأة من المخزون ، وحجم الاستثمارات المالية اللازمة، وتوزيعات هذه الاستثمارات على الأصناف المختلفة من المواد .

أما الكفاءة : فتعنى جودة الأداء أو حسن تنفيذ القرار ، من حيث عناصر الكمية ، والوقت ، والتكلفة . والمواصفات بما يضمن الوفاء بالاحتياجات ، وفي الوقت نفسه عدم إساءة استخدام الأموال المخصصة للاستثمار في المخزون .

ومن أهم المعايير التي يمكن الاسترشاد بها في الحكم على مدى نجاح الاستثمار في المخزون ما يلي:
1 عدد مرات توقف الإنتاج ، أو تأخيره وتعطله نتيجة نقص المواد ومستلزمات الإنتاج ، أونتيجة نقص قطع.
2 عدد المرات التي لجأت فيها المنشأة إلى تأجيل مواعيد الوفاء باحتياجات عملائها من المنتجات المختلفة ، أو جزء من هذه الاحتياجات
-3 متوسط طول فترة الانتظار بين مواعيد التسليم المتفق عليها مع العملاء ومواعيد التسليم الفعليةإليهم .
-4- عدد المرات التي لجأت فيها المنشأة إلى الشراء الطارئ أو الفوري لبعض المواد المواجهةتغيرات جدول الإنتاج .
5- عدد العملاء الذين تركوا التعامل مع المنشأة إلى غيرها نتيجة فقد تقتهم بالمنشأة .
6- حجم الخسائر الناجمة عن ارتفاع أسعار بعض الأصناف التي تحتاجها المنشأة ولم تحتفظ بمخزون كاف منها.
-7- حجم الخسائر الناجمة عن انخفاض أسعار بعض الأصناف التي تحتاج إليها المنشأة ، وتحتفظ
منها بكميات كبيرة تفوق احتياجاتها الفعلية .
6- حجم الخسائر الناجمة عن المخزون الراكد، والذي يحدث عادة نتيجة سوء تخطيط الاحتياجات من المواد .