الشراء والتخزين

مقدمة عامة الشراء والتخزين

تعد وظيفة التخزين من أقدم الوظائف التي مارسها الإنسان منذ أقدم العصور، فقد مارسها سيدنا يوسف عليه السلام عندما ولاه عزيز مصر خزائن الأرض، قال تعالى " قال اجعلني على خزائن الأرض إلى حفيظ عليم " وقد تنامت أهمية التخزين عبر العصور نتيجة الحاجة إلى تخزين المواد التي يتم إنتاجها سواء كانت زراعية أو صناعية لحين القيام ببيعها أو توزيعها على المستفيدين منها .

إن عدم الاهتمام بإدارة المخازن وتوفير الوسائل التي تمكنها من ممارسة مهامها بشكل مناسب يمكن أن تنتج عنه العديد من المشكلات كتلف المخزون مما يكلف الشركة أو المؤسسة مبالغ كبيرة كان يمكن استثمارها في تنفيذ أو تأمين أصناف أخرى، أو توقف الإنتاج نتيجة لانتهاء المخزون أو عدم تأمين الأصناف في الوقت المناسب، أو زيادة السواد الراكدة. وعلى العكس فإن الاهتمام بإدارة المخزون ووضع أسس علمية له يساهم في تقليل الفاقد وتلبية احتياجات المؤسسة وعدم تعطيل سير الأعمال.

يعتبر المخزون أحد العناصر الرئيسية التي تتألف منها الأصول المتداولة ، لذلك فإن موضوع قياس تكلفة المخزون واختيار الطريقة الواجب تطبيقها لمعالجة المخزون تحتاج إلى اهتمام فائق نظرا لما لذلك من أثر هام على تحديد تكلفة المنتجات ، وتكلفة المبيعات ، وبالتالي على قياس الدخل والمركز المالي للشركة من الظواهر التي تجدر الإشارة إليها هو إتجاه المؤسسات والشركات الناهضة نحو تجميع كافة الأنشطة التي تعمل في شؤون المواد ضمن إدارة واحدة تتولى مسئولية توفير وتدبير المواد اللازمة لتنفيذ برامج العمل والإنتاج الموضوعة في المشروع.
ولعله من المفيد أن نعيد إلى الأذهان وظيفة الشراء والتي بمفهومها العام تتضمن كل الأنشطة التي تتعلق بتوفير وتأمين وتدبير المواد اللازمة والإمدادات المطلوبة لتنفيذ كافة متطلبات الإنتاج وبرامج العمل والتشغيل في أي مشروع، وبمفهوم أكثر سعة وشمولية فهي تشمل على كل ما يتعلق بمهمة الشراء بدءا من مرحلة التخطيط وحتى إتمام الخطوات الخاصة بمهمتي الفحص والاستلام والانتهاء من دفع عمليات التسديد المستحقة للموردين والمتعهدين.

وإذا نظرنا إلى هذا المفهوم بالمعنى المشار إليه أنفا لوجدنا أن وظيفة التخزين وظيفة مكملة لوظيفة الشراء
بل أنهما وظيفتان لصيقتان ببعضهما البعض حيث لا سبيل لإزالة أو محو أي ترابط بينهما لما لكل مهمة من أثر مميز ومشترك في خدمة المشروع الواحد.

كما لا يمكن أن يخطر على بال أن مهمة توفير وتدبير المستلزمات والأدوات المشروع تتوقف فقط على مجرد شرائها وفق محددات الشراء الجيد ، حيث لا أهمية لذلك ما لم يتخذ القائمون على المشروع الإجراءات المناسبة التي تكفل حفظ هذه المواد المشتراة والعمل على خزنها وفق قواعد واشتراطات تخزين لتكون في متناول الاستعمال من قبل جهات الاستخدام ومواقع الانتاج من ناحية، وتحقيق حفظها من الضياع والتلف من ناحية أخرى.