معلومات عامة عن ادارة المحفوظات

تطوير وسائط الحفظ : لقد مرت المحفوظات بعدة مراحل تطورية بدأت بظهور الكتابة بأن قام الإنسان الأول بتسجيل معلوماته وبياناته التي يجمعها خلال أعماله اليومية على ألواح الطين كأول وسيط لحفظ المعلومات – ثم على الأحجار والأخشاب والجلود والعظام وورق البردي وغير ذلك من وسائل الحفظ بالطرق البدائية .. والتاريخ القديم خير شاهد على ذلك. ولكن عندما دخل العالم عصر النهضة الصناعية بظهور الآلات ، وبدأت كل الدول تسعى للنمو والتطوير – حينئذ كثرت الوثائق التي تحمل معلومات في شتى المجالات الإدارية والمالية والفنية وغيرها ، مما ظهر في شكل بركان هائل من تدفق المعلومات .. وهنا ظهرت أساليب جديدة ومفاهيم مبتكرة للحفظ... فظهرت الوسائل التقليدية وهي : الملفات والسجلات والمظاريف والأضابير وعلب المحفظات وكلها تحفظ على الأرفف أو في الأدراج والدواليب والخزائن الحديدية وغيرها... لذلك بدأ الإنسان في العصر الحديث يسجل معلوماته على الورق في الكتب والمجلات والتقارير والأبحاث والخرائط والإحصائيات وهي ما تعرف بالأشكال التقليدية. ومع مرور الزمن وظهور خطط التنمية وتشعب الأعمال الحكومية ، وزيادة عدد الأجهزة التي تؤدي الخدمات للمواطنين وكذلك انتشار الشركات الكبرى – عجزت الوسائط التقليدية السابقة عن استقبال هذا السيل الهائل من المعلومات وأصبح استرجاعها صعباً ، فبدأت الدول الكبرى تعمل جاهدة على استيعاب هذه الكميات الضخمة من المحفوظات فإبتكرت المصغرات الفيلمية بأشكالها المتعددة التي تحول المعلومات الكثيرة الموجودة على أوراق داخل آلاف الملفات إلى أشرطة أو بطاقات فيلمية صغيرة مصورة بنسب تصغير لا تسمح بقراءتها بالعين المجردة ولها العديد من المزايا . ولم تكتف الدول المتقدمة بالمصغرات الفيلمية كمرحلة ثانية للحفظ بعد المرحلة الأولى "التقليدية" فظهر الحاسب الآلي كأفضل "ذاكرة خارجية" لحفظ المعلومات بطريقة تضمن بقاؤها مدة طويلة جدا وتسمح أيضا بإسترجاعها في أسرع وقت وأقل جهد، علاوة على ما له من مزايا عديدة تتمثل في إضافة أو حذف المعلومات حسب مستجدات العمل .. وبهذا تطورت وسائل الحفظ من ألواح الطين إلى الكمبيوتر . من هذا العرض السابق لتطور المحفوظات نصل إلى حقيقة هامة وهي أن الوسائل الخاصة بتسجيل المعلومات هي التي أختلفت وتطورت، أما المعلومات فهي كما هي لم تتغير ، وهذا ينقلنا إلى نقطة في غاية الأهمية وهي أن المهم في عمليات تنظيم المحفوظات هو المحتوى الفكري الذي تشتمل عليه الوثائق وليس شكل الوثيقة ، فمهما اختلف الشكل فإن المحتويات ستبقى كما هي – لذلك فإننا نسعى في العصر الحديث إلى استخدام وسائط مناسبة ومتطورة تساعدنا على الاسترجاع السريع للمعلومات عند الحاجة إليها . • تعريف المحفوظات : إن كلمة المحفوظات بمعناها الكبير تعني تجميع كافة الوثائق التي تحمل معلومات ليمكن الرجوع إليها مستقبلاً . ويقصد بالوثيقة هنا ... أية مادة تحمل معلومات سواء كانت ورقة أو شريطا مسجلا أو مصورا أو كتابا أو خريطة أو إحصائية أو بياناً .. إلى غير ذلك من أنواع الوثاق التي تحمل معلومات في الدوائر الحكومية أو في الشركات . ومن هذا المنطلق يمكن أن نصل إلى أن الوثيقة ما هي إلا وعاء لحفظ المعلومات، أو هي الوسيط الذي تسجل عليه المعلومات – وعلى ذلك فإن مجموعة تلك الوثائق تشكل محفوظات الأجهزة الحكومية والشركات ، ومن هذا يمكن أن نصل إلى تعريف بسيط للمحفوظات على النحو التالي : (( المحفوظات هي عبارة عن مجموعة الوثائق التي تنتج عن نشاط أي منظمة حكومية أو شركة (تجارية / صناعية) للرجوع إليها عند الحاجة)).. من هنا نرى أن المحفوظات تنقسم طبقا لنشاط كل منها إلى ثلاثة أنواع ... وذلك على النحو التالي : 1- محفوظات نشيطة : وهي الوثائق الحية المتداولة التي ترجع إليها إدارات المنظمة بصفة مستمرة لانجاز الأعمال ، وهي تحفظ في وحدات المحفوظات في كل إدارة – أي أنها تحت أيدي الموظفين حسب أعمالهم وتخصصاتهم . 2- محفوظات متوسطة النشاط : وهي ما يطلق عليها (المؤقتة) وتتمثل في السجلات والمستندات التي تدعو الحاجة للرجوع إليها على فترات متباعدة حسب طبيعة العمل في المنظمة . وهذا النوع من المحفوظات إما أن يحفظ بوحدات الحفظ الامركزية في الإدارات، أو أن ترسل لوحدة الحفظ المركزي بمركز الإتصالات والمحفوظات بالمنظمة وذلك وفق التنظيم الإدري المتبع في كل منظمة. 3- محفوظات غير نشيطة : وهي السجلات والأوراق والمستندات التي لا تدعو الحاجة للرجوع إليها ربما لإنتهاء العمل بها أو لعدم الحاجة إليها ، ولمرور سنوات طويلة عليها ، وهذه – بعد أن يتم فرزها – تنقسم على قسمين : (مستديمة ، منتهية
/1 المستديمة :
وهي الأوراق والسجلات التي تتضمن مبادئ والتزامات متعلقة بالصالح العام أو ذات أهمية تاريخية ، وهذه لا يستغنى عنها أبداً : الصكوك والعقود واتفاقيات الدول الأوامر والقرارات السارية المفعول وغريها مما تعتبر مهمة أو يشك في أنها مهمة فتبقى وتحفظ .
3/2 المنتهية :
وهي الأوراق التي انتهى العمل بها تماما أو ليس لها أي قيمة مثل : المسودات والصور الزائدة من المراسلات الصادرة والدعوات وبطاقات التهاني بالأعياد والمناسبات التي مضى وقت كثير عليها ، فهذه يجب النظر في أمر التخلص منها .
من هذا التقسيم السابق لأنواع المحفوظات يمكن أن نصل إلى حقيقة هامة وهي ضرورة الإهتمام باللائحة العامة لمحفوظات الدولة (في حالة محفوظات الأجهزة الحكومية) والتي تحدد مدد الاحتفاظ بالوثائق في الأجهزة الحكومية – أو على الأقل لائحة محفوظات خاصة تعدها كل منظمة لنفسها تبعا لطبيعة عملها وحجم وثائقها وأهميتها ، وبناء على تلك اللائحة – يمكن الاستناد إليها في التخلص من الاوراق التي لا لزوم لها والتي اعتبرت منتهية لانتهاء العمل بها لأن الاحتفاظ بها يعتبر عبئا على الاراشيف ومضيعة للوقت والجهد والمال .
• أهمية المحفوظات :
لقد اتضحت الآن قيمة المعلومات في العصر الحديث في جميع مجالات الحياة المختلفة العملية والاقتصادية والعسكرية والصناعية والتجارية وغيرها من المجالات بحيث أصبحت الحياة الحديثة تقوم على توفر المعلومات وتعتمد عليها اعتمادا كبيرا، في حل المشكلات واتخاذ القرارات وأصبحت نظم المعلومات الإدارية تهدف إلى تحقيق الارتقاء بأداء الإدارة ، ولن يتحقق ذلك إلا بالمحفوظات .
وبالنسبة للأجهزة الحكومية فقط أصبحت هي الأساس في إنجاز الأعمال بأنواعها المختلفة الإدارية والمالية والفنية والتنظيمية والمستودعية والتجارية وغيرها، لذلك فقد تمخضت عمليات الحفظ عن تحقيق هدف محدد وهو :

***********************
منقوللللللللللللللللللللللللللللللللللللللللللللللل