المهام الرئيسية لادارة المحفوظات

هناك مهم أساسية لابد من القيام بها في إدارة المحفوظات لتحقيق الأهداف الرئيسية لها ولتقوم بوظائفها على الوجه الأكمل وهي كما يلي :
- تجميع كل الوثائق الخاصة بالمنظمة .
- تصنيف تلك الوثائق وترقيمها وإعداد الفهارس اللازمة لاسترجاعها.
- القيام بعمليات الحفظ والتداول .
- تنظيم مشروع الحفظ المركزي (الأرشيف العام) لاستقبال الأوراق غير النشطة .
- أعداد لائحة محفوظات خاصة بالمنظمة .
- القيام بعمليات الفرز والترحيل والإتلاف .
- تقديم المعلومات للمستفيدين من المحفوظات .
- المحافظ على سرية المعلومات .


مهارات التنظيم الفني للمحفوظات

• مهارات التنظيم الفني للمحفوظات .
- التنظيم الفني للمحفوظات .
- مهارات التصنيف .
- طرق التصنيف .
- التصنيف الموضوعي .
- التصنيف الإسمي .
- التصنيف الجغرافي .
- التصنيف الزمني .
- التصنيف الشكلي .
- كيفية إنشاء نظام للتصنيف المناسب لوثائق المنظمة
- مهارات الترميز .
- طرق ترميز ملفات الموضوعات .
- طرق ترميز ملفات الاسماء .
- قواعد ترتيب الأسماء

• التنظيم الفني للمحفوظات :
تعتبر وظيفة التنظيم الفني من أهم الوظائف بالنسبة لإدارة المحفوظات... ذلك أنها تتكون من عدة عمليات فنية تفصل تفصيلا دقيقا على حجم المحفوظات بالأجهزة الحكومية أو شركات الأعمال، وتتكامل تلك العمليات فيما بينها بدءا بالتصنيف ثم الترميز وهو ما يعرف "بالترقيم" ثم وصولا إلى إعداد الفهارس... وبذلك يتم إعداد نظام فني للمحفوظات تضمن حفظ المعلومات بصورة سليمة إذا كان الحفظ يدويا... وأيضاً يكون ذلك أساسا مهما إذا اريد استخدام التقنيات الحديثة في الحفظ كالمصغرات الفيلمية والحاسب الآلي .
ولأهمية هذه المعلومات ولضرورة تقديم كل منها بصورة متكاملة حتى يتحقق التكامل فيها بينها في النهاية ، فإننا سنعرض مهارتي التصنيف والترميز في هذه الوحدة، ونعرض مهارة الفهرسة في وحدة مستقلة هي الوحدة التدريبية القادمة ...
• مهارات التصنيف :
يعتبر التصنيف هو المرحلة الأولى من مراحل التنظيم الفني للمحفوظات وهي بذلك تعد من أهم الجوانب التنظيمية للمحفوظات إذ سيتم بموجب التصنيف وضع الوثائق على بداية عملية للتنظيم الفني الصحيح .
• تعريف التصنيف :
يمكن تعريف التصنيف بأنه عبارة عن :
تكوين مجموعات متشابهة من الوثائق ذات الصفات أو الخصائص المتجانسة... وفصل الوثائق غير المتشابهة تبعا لدرجة اختلافها ... وذلك بغرض التعرف على أي منها بسهولة .
وعلى ذلك يمكن أن يوصف التصنيف بأنه تكوين مجموعات لكل صنف على حدة... وهو إذن عملية دراسة تحليلية للأشياء ، الغرض منها تجميع المتشابهة من الوحدات .
- طرق التصنيف :
هناك عدة طرق للتنصيف ...تفرض الشروط الموقفية (طبيعة الوثيقة- أسلوب استرجاعها) ... اختيار الطريقة الملائكة لها ، ويمكن تجميعها في الخمس طرق الآتية:
1- التنصيف الموضوعي :
ويقصد به تصنيف الوثائق على حسب موضوعات المعلومات التي تتضمنها، أي تجميع المعلومات التي تخص موضوعا واحدا في ملف خاص يحمل اسم هذا الموضوع.
كلمة الموضوع هنا سوف تجبرنا على الحديث عن الأثاث الذي تم بموجبة تحديد تلك الموضوعات .
فالحقيقة أنه يتم تقسيم المحفوظات في أي منظمة حكومية أو منظمة أعمال إلى مجموعات رئيسية يطلق عليها (أبواب) يعبر كل باب منها عن نشاط معين من أنشطة تلك المنظمة ... ثم يتم بعد ذلك تقسيم الباب الواحد إلى عدة (فصول) بحيث يعبر كل فصل منها عن نشاط فرعي من النشاط الرئيسي ... وأخيراً يتم تقسيم كل فصل إلى عدة (موضوعات) يمثل كل موضوع ملفا تحفظ بداخلية الأوراق التي تخص هذا الموضوع.
الباب – فصول – موضوعات
(باب – فصل – موضوع)
ومن هنا نرى أن الموضوع الواحد سواء كان إداريا أو ماليا أو فنيا يتبع فصلا معينا من باب معين أي نشاط رئيسي في المنظمة – وعلى ذلك يعتبر التصنيف الموضوعي الأساس المنطقي لكل عمليات التصنيف ، حيث سيخصص لكل موضوع ملف مستقل مثل الملفات التي يكتب عليها : (قرارات – سلف أمانات – أجازات مرضية... وهكذا).
- مثال على التصنيف الموضوعي :
الأبواب :
• الإدارة العليا .
• الشؤون المالية .
• شؤون الموظفين .
ولو أخذنا باب شؤون الموظفين ... فإنه ينقسم إلى الفصول الآتية :
الفصول :
• تعيينات .
• علاوات .
• أجازات .
• انتدابات .
• استحقاقات .
ولو أخذنا فصل الأجازات... فإنه يقسم إلى الموضوعات الآتية :
الموضوعات :
• ملف الأجازات الاعتيادية .
• ملف الاجازات المرضية .
• ملف الاجازات الاستثنائية .
• ملف الاجازات الدراسية .
مما سبق نلاحظ أن بداية التصنيف كانت "أبوابا أو إدارات" تبعا لتسلسل التنظيم الإداري للجهاز الوظيفي وأخذنا منها إدارة وهي "شؤون الموظفين" ثم قسمت هذه الإدارة إلى "فصول أو اختصاصات " وأخذنا منها فصل "الاجازات" وقسم إلى موضوعات فتح لكل منها ملف " على النحو السابق ذكره وذلك لكي توضع في الملفات الأوراق الإدارية الخاصة بأنواع الاجازات السابقة ، ومن ثم توضح صورة من قرارا الاجازة في ملف الموظف المختص وهو ملف "اسمي" وسوف يأتي الحديث عن الملفات الأسمية فيثما بعد .
2- التصنيف الجغرافي :
ويعني تصنيف الوثائق على حساب المناطق أو البلاد ، ذلك أن هناك بعض الأوراق التي تضم موضوعا أو موضوعات مختلفة تخص منطقة ما أو بلد ما فلذلك يطلق على المف اسم ذلك البدل أو تلك المنطقة فيسمى هذا تصنيفا جغرافيا مثل الملفات التي يكتب عليها (الكويت – حولي – السالمية – الجابرية ... وهكذا) ويتم هذا بصرف النظر عن الموضوعات التي تحفظ بتلك الملفات فقد تكون موضوعات مختلفة ولكنها تخص بلدا واحدا .
- مثال على التصنيف الجغرافي :
المعاهدة (باب)
• المعاهد التجارية .
• المعاهد الصناعية .
• المعاهدة التكنولوجية (فصول)
من هذا الباب وهو (المعاهد الفنية) انبثقت عدة فصول ومن تلك الفصول ستنبثق الموضوعات التي ستفتح لها الملفات – فلو اخذنا مثلا فصل المعاهد التجارية بجمهورية مصر العربية مثلا فتكون ملفاتها على النحو التلي :
• ملف المعهد التجاري بالاسكندرية .
• ملف المعهد الفني التجاري بقويسنا .
• ملف المعهد الفني التجاري ببورسعيد ... وهكذا .
نلاحظ في المثال السابق أن الملفات قد سميت باسماء المدن ويمكن أيضا في حالات أخرى أن تسمى الملفات باسماء الدول أو المناطق وربما أسماء القرى وحكى الأحياء السكنية – وكلها تصنيفات جغرافية .
3- التصنيف الزمني (التاريخي) :
ويقصد به تصنيف الوثائق على حسب تواريخها إن كانت بالشهر أو بالسنة على حسب طبيعة المحفوظات إن كانت تخص فترة زمنية محددة بصرف النظر عن موضوعات أو بلدها – فالإساس هنا هو الزمن (أو التاريخ مثل ملفات القضايا وملفات القرارات – وكذلك ملفات الشؤون المالية من كشوف المرتبات وإيرادات ومصروفات وميزانية محددة زمنيا بسنة مالية ... وهكذا).
- مثال على التصنيف الزمني :
الشؤون المالية : (باب)
- المرتبات : (فصل)
• ملف مرتبات يناير 1994 .
• ملف مرتبات فبراير 1994 .
• ملف مرتبات مارس 1994 .
• ملف مرتبات أبريل 1994 ... وهكذا .
- الميزانية (فصل آخر)
• ملف ميزانية سنة 1988 .
• ملف ميزانية سنة 1989 .
• ملف ميزانية سنة 1990 .
نلاحظ من المثال السابق أن الملفات في الفصلين حملت تاريخا محددا سواء كان بالشهر أو بالسنة مما يعتبر تصنيفا زمنيا لتلك الملفات .
4- التصنيف الإسمي :
والمقصود به تصنيف الأوراق على حسب الاسماء سواء كان اسم شخص يعمل بالشركة أو إسم عميل يتعامل مع الشركة أو اسم مواطن يكون له عمل أو خدمة مع ذلك الجهاز الحكومي أو تلك الشركة .
وبالنسبة للتصنيف الأسمي للعاملين فإننا نجده دائما وأبدا في إدارات شؤون الموظفين وشؤون الأفراد بكل المنظمات الحكومية والتجارية حيث يفتح لكل اسم من العاملين بالمنظمة ملف خاص ليوضع به كافة الأوارق المتعلقة بالحياة الوظيفية له داخل تلك المنظمة .
وعادة ما نجد هذا النوع من التصنيف يستحوذ على أكبر قدر من حجم الملفات ببعض الدوائر الحكومية مثل المرور وجوازات وهيئة التأمينات الاجتماعية والجامعات وغيرها – حيث تكون الغالبية العظمى من الملفات إسمية وليست إدارية .
5- التصنيف الشكلي :
والمقصود به تصنيف الوثائق على حسب أشكالها إن كانت مستطيلة أو اسطوانية أو مربعة وهكذا... فالسجلات المستطيلة تصبح صنفاً واحدا والخرائط الملفوفة اسطوانيا تصبح صنفاً آخر ، هذا من ناحية – ومن ناحية أخرى يمكن التصنيف على حسب نوع الوثيقة من حيث الشكل مع مراعاة موضوعها – مثل الفواتير توضع في ملف مستقل والنشرات في ملف مستقل آخر وأذون التسوية في ملف مستقل ثالث ... وهكذا على حسب أشكالها ... ولكن من الضروري العمل على تقسيمها بعد ذلك موضوعيا أو جغرافيا أو زمنيا وذلك لسرعة استرجاعها عند تلبية رغبات المستفيدين مما بها من معلومات .
- كيفية إنشاء نظام للتصنيف المناسب لوثائق المنظمة :
يجب أن تقوم كل منظمة بوضع خطة أو طريقة لإنشاء نظام واضح للعالم لتصنيف الوثائق الخاصة بها بحيث تكون هذه الخطة متناسبة مع طبيعة الأوراق المتداولة وكيفية طلبها وكذلك مع الأنشطة الرئيسية والفرعية على دراية كاملة بأعمال المنظمة وعلاقة إدارتها ببعضها واختصاصات كل إدارة وقسم ووحدة ليتسنى عن طريق ذلك تحديد ملامح نظام التصنيف الذي يناسب تلك المنظمة .
وعموماً يجب أن تتوافر عدة شروط في نظام التصنيف الجيد وذلك على النحو التالي:
1- أن يتصف بالسهولة والبساطة .
2- أن تكون خطة التصنيف مرنة بحيث تستوعب نشاطات جديدة مستقبلاً .
3- أن يكون نظام التصنيف شاملاً لجميع أنواع النشاطات في المنظمة .
4- أن يساعد نظام التصنيف الجيد على إمكانية الوصول السريع للمعلومات .
5- أن تراعي خطة التصنيف أمن وسرية المعلومات .
وإذا تم وضع هذا النظام للتصنيف بطريقة جيدة وتم اختيار طريقة ترميز سهلة ومرنة له ... فسيقودنا ذلك حتما إلى نظام سليم .
ونظام الحفظ الناجح هو الذي يمدنا بما نحتاجه من معلومات فور طلبها وهذا يعني سرعة الخدمة بالمنظمات المختلفة وعدم تعقيدها وتبسيط إجراءات العمل فيها .
وتختلف كل خطة تصنيف في منظمة عن مثيلتها في منظمة أخرى وذلك لاختلاف طبيعة الموضوعات وأيضاً لاختلاف نوعية الوثائق والمستندات وأخيراً لاختلاف طبيعة عمل منظمة عن الأخرى إن كانت حكومية أو منظمة أعمال – مدنية أم عسكرية – تحقق إنتاجا أم تؤدي خدمات .
- مهارات الترميز :
الترميز هو المرحلة الثانية من مراحل التنظيم الفني للمحفوظات وهو الحلقة الوسطى بين التصنيف وإعداد الفهارس ... ومن هنا تظهر أهميته في ترتيب الوثائق تبعا لرموزها التي ستكون عاملا أساسياً في إعداد الفهارس لتلك الوثائق .
• تعريف الترميز :
الترميز عبارة عن وضع رموز للوثائق سواء بالأرقام الحسابية أو بالحروف الهجائية أو بالإثنين معا بحيث تعتبر هذه الرموز أرقاماً للوثائق .
وكثيراً ما يقترن لفظ الترتيب بلفظ الترميز إذ أن الترميز يستخدم في ترتيب اللفات وأيضاً يستخدم للتعبير عن الموضوعات بلغة سهلة وهي لغة الرموز التي عن طريقها سوف يتم ترتيب الأوراق والملفات ليسهل إعداد الفهارس لها وبالتالي يسهل تداولها والاستدلال على ما بها من معلومات ...
وسنتحدث الآن عن أسس ترميز كل من ملفات الموضوعات وملفات الأسماء.
أولاً : طرق ترميز ملفات الموضوعات :
يوجد العديد من طرق الترميز التي تستخدم في ترقيم ملفات الموضوعات أو أوعية حفظ المعلومات ، وسوف نتعرض لها هنا بصورة مبسطة على النحو التالي:
1- الترميز العددي المركب .
2- الترميز الهجائي المركب .
3- الترميز الهجائي العددي (المزدوج).
4- الترميز العشري .
1- الترميز العددي المركب :
وهو ما يطلق عليه الترقيم المسلسل ويتم باستخدام الأعداد الحسابية التي تبدأ من (1-2-3-4....) وإلى ما لا نهاية وقد سميت هذه الطريقة من الترميز بالعددية المركبة حيث يتكون رقم الملف فيها من ثلاثة رموز عددية مثل (3/1/5) أي أنه رقم عددي مركب يشير الرمز الأول من "الباب" والرمز الثاني" للفصل" والرمز الثالث "الموضوع".
وهي طريقة سهلة ومرنة وتصلح لاستيعاب أي عدد من الأبواب والفصول والموضوعات التي يضمها التصنيف الموضوعي للمنظمة وهي أكثر طرق الترميز انتشارا والمثال التالي يوضح هذه الطريقة :
- الأبواب :
1- الإدارة العليا .
2- الشؤون الفنية .
3- الشؤون الإدارية .
4- الشؤون المالية .
5- ...... وهذا لباقي الأبواب .
- الفصول :
لو أخذنا الباب الرابع "الشؤون المالية" فتكون فصوله كما يلي :
4/1 المحاسبة .
4/2 المراجعة .
4/3 المشتريات .
4/4 الميزانية .
4/5 الصندوق "الخزينة".
4/6 ......... وهكذا لباقي الفصول .
ولنأخذ مثلا الفصل رقم 4/1 (المحاسبة) فتكون أرقام ملفاته كما يلي :
المفات :
4/1/1 ملف الإيرادات .
4/1/2 ملف المصروفات .
4/1/3 ملف السلف .
4/1/4 ملف التسويات .
4/1/5 ملف الأمانات .
4/1/6 ملف الإرتباطات .
4/1/7 ........... وهكذا لما يستجد من ملفات .
من المثال السابق نلاحظ أ الباب أخذ "رقما أحاديا" فقط وهو (4) للشؤون المالية ، والفصل أخذ "رقمين" وهما (4/1) المحاسبة ، والموضوع أخذ "ثلاثة أرقام" وهي (4/1/1) لملف الإيرادات ... وعلى ذلك إذا أردنا تحليل رقم الملف الأخير بالتفصيل فنقول :
أن رقم (4) يشير إى الباب وهو الشؤون المالية .
ورقم (1) يشير إلى الفصل وهو المحاسبة .
ورقم (1) الأخير يشير إلى الموضوع وهو الإيرادات .
علماً بأن الرقم 4/1/1 سيوضع كله على ملف الإيرادات .
وهذا مثال آخر للفصل الثاني " المراجعة" والتي يطلق عليها عادة "التدقيق" ورقمة : (4/2) وعلى ذلك تكون أرقام ملفاته على النحو التالي :
4/2/1 ملف مراجعة كشوف المرتبات.
4/2/2 ملف مراجعة مستندات الشراء .
4/2/3 ملف مراجعة أوامر إعتماد الصرف .
4/2/4 ......... لما يستجد من ملفات .
وبنفس الاسلوب يتم ترقيم ملفات الفصل الثالث والذي يخص (المشتريات) ورقمة (4/3) فتصبح أرقام ملفاته كماي يلي :
4/3/1 ملف شراء السيارات .
4/3/2 ملف شراء الأثاث .
4/3/3 ملف شراء الآلات .
4/3/4 ملف شراء الأدوات المكتبية .
4/3/5 ........ لما يستجد من ملفات .
ونلاحظ أنه أطلق على الطريقة السابقة اسم الترقيم العددي المركب لأن هناك طريقة أخرى تسمى "الترقيم العددي البسيط" وهي التي يتم بموجبها إعطاء رقم عددي مسلسل لكل ملف يبدأ من رقم (1) وهكذا وفقاً لتسلسل نشأتها ... مما لا يتفق من نظام التصنيف الذي يقضي بتجميع الأشياء المتشابهة مع بعضها .
2- الترميز الهجائي المركب :
في هذه الطريقة من طرق الترميز يتم استخدام الحروف الهجائية التي تبدأ من (أ،بنت،ث...... على حرف ي) وبموجب هذه الطريقة يعطي الباب رمز هجائي ومن ثم يعطي الفصل رمزين هجائيين وأخيرا يعطي الموضوع أو "الملف" ثلاثة رموز هجائية، طبقا للمثال التالي :
أ الإدارة العليا .
ب الشؤون الفنية .
ت الشؤون الإدارية .
ث الشؤون المالية .
ج شؤون الموظفين .
ح ...... وهكذا .
فصول الباب (ج) شؤون الموظفين تكون كما يلي :
ج/أ التعيينات .
ج/ب الأجازات .
ج/ت الانتدابات .
ج/ث الترقيات .
ج/ج التقاعد .
ج/ح ..... وهكذ
ولو أخذنا فصل التعيينات ج/أ فتكون رموز ملفاته كالتالي :
ج/أ/أ الملف العام (*) .
ج/أ/ب ملف تعيين الموظفين .
ج/أ/ب ملف تعيين العمال .
ج/أ/ت ملف تحوير الوظائف .
ج/أ/ج ........ وهكذا .
من المثال السابق نلاحظ أن الباب أخذ (رمزا واحدا) فقط (ج) لشؤون الموظفين حسب تسلسل رمز إدارة شؤون الموظفين ضمن إدارات المنظمة كما هو وارد في الهيكل الوظيفي أو الخريطة التنظيمية للمنظمة ، بعد ذلك أخذ الفصل رمزين (ج/أالتعيينات) ومنه تفرعت أرقام الموضوعات أي الملفات التي فتحت لفصل التعيينات وكان اولها ملف (ج/أ/أ تعيينات الموظفين) وله ثلاثة رموز، فالرمز الأول منه يشير للباب والرمز الثاني يشير للفصل والرمز الثالث يشير للموضوع... وما تم عمله في فصل التعيينات يمكن عمله في باقي الفصول بحيث يؤخذ رقم الفصل وتنبثق منه أرقام الموضوعات .
وإذا أخذنا مثالاً ثانيا على فصل الأجازات ورمزه (ج/ب) فيفتح له ملفات وتكون رموزها كالتالي :
ج/ب/أ ملف الاجازات الاعتيادية .
ج/ب/ب ملف الاجازات المرضية .
ج/ب/ت ملف الاجازات الاستثنائية .
ج/ب/ث ملف الاجازات الدراسية .
ج/ب/ج ملف الاجازات الاضطراية .
ج/ب/ح ملف أجازات الأمومة (رعاية الطفل).
ج/ب/خ ملف أجازات مرافقة المريض .
وبالطبع لن يفتح من هذه الملفات السابقة إلا ما تحتاجه المنظمة لطبيعة علها ، ونوعية الأجازات المستخدمة بها – علاو على عدد الموظفين والذي يستوجب فتح ملفات منفصلة لكل نوع من هذه الأنواع أو الاكتفاء بملف واحد لكل الأنواع السابقة من الاجازات مع وضع فواصل ورقية بينها – وعادة ما يتم ذلك في الفروع الصغيرة – أما في الوزارات فيفضل أن تكون الملفات منفصلة لكل نوع حسبما ورد سابقا لإمكان الوصول إلى المعلومات بسرعة وسهولة .
وتجدر الإشارة هنا إلى أن الترميز في الفروع والمنشآت الصغيرة يمكن أن يتم ثنائيا فقط وليس ثلاثيا وذلك حسب طبيعة العمل في كل منظمة أو منشأة وعدد المعاملات بها فمثلا يمكن أن يتم ترميز ملفات إدارة شؤون الموظفين ثنائيا على النحو التالي :
ج تؤخذ شؤون الموظفين (باب) :
ثم تنبثق منه الموضوعات مباشرة طبقا لما يلي :
ج/أ ملف طلبات التوظيف .
ج/ب ملف طلبات الاعلان عن الوظائف .
ج/ت ملف طلبات التعيينات .
ج/ث ملفات طلبات العلاوات .
ج/ج ملف البدلات .
ج/ح ملف الاجازات .
ج/خ ملف النقل والاعارة .
ج/د ملف إنهاء الخدمة .
ج/ذ.......... وهذا لما يستجد من ملفات .
وكثيراً ما تستخدم طريقة الترميز السابقة في الفروع والإدارات الصغيرة... وعموما فإن طريقة الترميز الهجائي المركب تمتاز بالسهولة والبساطة ولكن يعاب عليها صعوبة الترتيب الهجائي عند بعض الموظفين ، علاوة على أنها محدودة بـ (28) تقسيماً سواء للأبواب أو الفصول أو الموضوعات على حسب الحروف الهجائية وهي (28) حرفاً .
3- الترميز الهجائي العددي (المزدوج):
نظرا لأن طريقة الترميز الهجائي المركب قاصرة على 28 رمزاً فقط لملفات الموضوعات وهو عدد الحروف الهجائية – ورغبة في التغلب على هذا القصور فهناك طريقة أخرى باستبدال الحرف الأخير الخاص بالموضوعات برقم عددي مسلسل ... مما يفتح الطريقة على ما لا نهاية وتصلح لترقيم أعداد كبيرة جداً من الملفات .
وهي إحدى طرق الترميز التي يكثر انتشارها في أراشيف المنظمات الحكومية أو منظمات الأعمال على حد سواء ... إذن فملخص هذه الطريقة هو "دمج الحروف الهجائية مع الأرقام الحسابية" ، حيث يعطي تقسيم أو اثنين من التقسيمات الثلاثة الخاص بالموضوعات رقما حسابيا وهو ما سيجعل الترميز مفتوحا ليستوعب عددا أكبر من الملفات .
وفيما يلي مثالاً تفصيليا يوضح طريقة الترميز المزدوج لملفات بوزارة الزراعة بجمهورية مصري العربية مع تنوع طرق التصنيف بها .
أ?- الإدارة العليا .
ب?- الشؤون الفنية .
ت?- الشؤون الإدارية .
ج الشؤون المالية .
ح- شؤون الموظفين .
خ- الشؤون الزراعية .
فلو أخذنا باب الشؤون الزراعية ورمزه (ح) فتكون فصوله كما يلي :
ح/أ. الإرشاد الزراعي .
ح/ب المحاصيل .
ح/ت مكافحة الآفات .
ح/ث الطب البيطري .
ح/ح ...... وهكذا لما يستجد من فصول .
وعلى هذا تفتح ملفات الفصل الأول (ح/أ) الخاص بالإرشاد الزراعي على النحو التالي :
ح/أ/1 ملف عام الإرشاد .
ح/أ/2 ملف إرشاد الحقول .
ح/أ/3 ملف إرشاد الحدائق .
ح/أ/4 ملف إرشاد البساتين .
ح/أ/5 ...... وهكذا لما يستجد من ملفات.
صل الثاني (ح/ب) الخاص بالمحاصيل فتكون رموز ملفاته كالتالي :
ح/ب/1 محاصيل الخضروات .
ح/ب/2 محاصيل الفاكهة .
ح/ب/3 محاصيل الحبوب .
ح/ب/4 محاصيل التمور .
ح/ب/5 محاصل قصب السكر .
ح/ب/6 .......... وهكذا ئز
ثم ملفات الفصل الثالث (ح/ت) مكافحة الآفات :
ح/ت/1 ملف مكافحة الحشرات .
ح/ت/2 ملف مكافحة الجراد .
ح/ت/3 ملف مكافحة الديدان .
ح/ت/4 ............. وهكذا .
ثم الفصل الرابع (ح/ث) الطب البيطري فتكون ملفاته كالتالي :
ح/ث/1 ملف علاج الدواجن .
ح/ث/2 ملف علاج الحيوانات .
ح/ث/3 ملف علاج الإبل .
ح/ث/4 ....... وهكذا لباقي الفصول .

ومما سبق نلاحظ أن الأبواب والفصول في هذه الطريقة أخذت رموزا هجائية ، أما الموضوعات (الملفات) فقد أخذت أرقاماً حسابية ، وهو ما قصد به فتح الطريقة إلى ما لا نهاية لتستوعب عدد أكثر من الملفات ، خاصة في المنظمات والمنشآت الكبيرة على عكس طريقة الترقيم الهجائي المركب التي كانت تنتهي عند حرف (ي) أي (28) رمزا فقط .
ولو أخذنا رقما لملف وليكن (ح/ث/1) وارنا تحليله ، فنقول رمز الـ (ح) يشير إلى باب الشؤون الزراعية ، ورمز الـ (ث) شير إلى فصل الطب البيطري، رمز (1) يشير على أول ملف في هذا الفصل وهو ملف علاج الدواجن وهكذا لباقي الملفات ، وهي طريقة ترميز شبيهة بالعددية المركبة لانها تفتح الأرقام إلى ما لا نهاية .
4- الترميز العشري :
يطلق على هذه الطريقة أحياناً طريقة (ديوي) نسبة إلى مؤلفها (ميلغل ديوي) أحد العلماء الأمريكيين في حقل المكتبات وقد أبتكر ديوي هذه الطريقة لتصنيف الكتب في المكتبات ، إلا أنها قد أصبحت تستخدم مؤخرا في ترميز الملفات ببعض الأراشيف في المنظمات الحكومية ومنشآت الأعمال ... وهي طريقة تبدأ من (رقم 100 وتنتهي عند رقم 999).
وملخص هذه الطريقة ببساطة أن ديوي قد رقم الأبواب بالمئات ، والفصول بالعشرات ، والموضوعات بالآحاد ... وقد استخدمت هذه الطريقة مؤخراً في ترقيم ملفات بعض الإدارات الصغيرة ... وهذا مثال يوضح الطريقة العشرية للترميز على اعتبار أنه يخص أبواب إحدى المنشآت التجارية طبقا لما يلي :
100 إدارة المشروع .
200 إدارة المشتريات .
300 إدارة المبيعات .
400 إدارة الانتاج .
500 إدارة التسويق .
600 إدارة الشؤون المالية .
700 المستودعات .
800 .........
900 ........... (فقط).
ومن هذا الترتيب نلاحظ أن الأبواب رقمت بالمئات أما الفصول فترقم بالعشرات – فلو أخذنا رقم (700) الخاص بالمستودعات فتكون أرقام فصوله على النحو التالي :
710 الآلات .
720 الأدوات .
730 قطع الغيار .
740 الرجيع (التالف).
750 ........ وهكذا .


ومن أرقام الفصول تنبثق أرقام الملفات بالآحاد – فمثلا 710 (الآلات) فتكون أرقام ملفاته كالتالي :
711 ملف الآلات الكاتبة .
712 ملف الآلات الحاسبة .
713 ملف الآلات الإلكترونية .
714 ملف آلات الطباعة .
715 ملف آلات التصوير .
716 ......... هكذا .
والفصل الثاني ورمزه (720) الخاص بالأدوات ، تكون أرقام ملفاته كالتالي :
721 ملف الأدوات المكتبية .
722 ملف الأدوات الكهربائية .
723 ملف الأدوات الصحية .
724 ملف أدوات الصيانة .
725 ملف أدوات النظامة .
726 .......... وهكذا .
والفصل الثالث ورمزه (730) الخاص بقطع الغيار ، تكون أرقام ملفاته كالتالي:
731 ملف قطع غيار السيارات .
732 ملف قطع غيرا الآلات .
733 ملف قطع غيار المعدات .
734 ملف قطع غيار المكيفات .
735 ........... وهكذا .
ومما سبق نلاحظ أن هذه الطريقة العشرية تختلف عن الثلاثة طرق السابقة للترميز في شيئين :
الأول : لا يوجد بها تقسيمات .. / .. / ..
الثاني : أنها تقرأ من اليسار إلى اليمين .
فلو أخذنا مثلا الملف رقم (732) وهو الخاص بقطع غيار الآلات وأردنا تحليله فنقول أن الـ (700) ترمز إلى الباب وهو المستودعات ، والـ (30) ترمز للفصل وهو قطع الغيار ، والـ (2) ترمز إلى رقم الموضوع وهو ملف قطع غيار الآلات، وإن كان الرقم كله وهو (732) سوف يوضع على غلاف الملف كرمز واضح يدل عليه.
ومن هنا نرى أن رمز الملف في الطرق الأربع السابقة هو رمز ثلاثي ، ولكن في حالات خاصة يمكن أن يكون ثنائياً كما سبق أن ضربنا مثلا على ذلك (3/1) – وأيضا يمكن أن يكون رباعيا بإضافة رمز رابع وفي هذه الحالة سيكون تسلسل الترميز (باب – فصل – فرع – موضوع) مثل الملف رقم (5/2/4/1) وذلك في الحالات التي يراد منها تنظيم أكثر في الموضوعات المتشعبة .
ثانياً : طرق ترميز ملفات الأسماء :
سبق أن أوضحنا عند الحديث عن أسس التصنيف ، أن هناك تصنيفا "اسميا" وهو مخصص لتصنيف ملفات الاسماء سواء كانت أسماء عاملين وهن (الموظفين، والمستجدين ، والعمال ، والمتعاقدين) في منظمة حكومية ... أو أسماء (العملاء والموردين) في منشأة أعمال أو أسماء الأفراد المتعاملين مع المنظمة أو المنشأة والتي تستلزم إجراءات العمل فتح ملفات بأسمائهم .
وعادة ما يكون عدد ملفات الأسماء في بعض المنظمات الحكومية ، أكثر من عدد ملفات الموضوعات بها ... بسبب طبيعة العمل التي تحتم التعامل مع الأشخاص مثل إدارات المرور والجوازات والتأمينات الاجتماعية والكليات والمعاهد والمدارس وغيرها من الأجهزة الحكومية ، لذلك وجب الاهتمام بترميز ملفات الاسماء بطريقة سهلة ومرنة ، لإمكان السيطرة عليها وإمكان استرجاعها بسرعة وسهولة .
والنسبة لمنظمات الأعمال ، فإنه يفتح لكل عامل من العاملين بالمنظمة عند التحاقة بالعمال ملف خدمة توضع به كافة الوثائق والمستندات الهامة التي تتعلق بالحياة الوظيفية له ، بدءا من مسوغات التعيين ثم القرارات الهامة كالترقيات والعلاوات والبعثات – ثم الابتدابات والاجازات والجزاءات والتدريب وغيرها من الوثائق المتعلقة بهذا الشخص .
ويجب أن يكون لكل ملف رقم معين يعبر عن اسم صاحبة ويتم بموجب هذا الرقم أو الرمز التعرف عليه من بين الملفات الكثيرة في الأرشيف وهذه هي إحدى المشكلات التي تعانيها أراشيف المنظمات الحكومية الآن وهي صعوبة الوصول إلى ملف خدمة العاملين من بين الملفات وذلك بسبب عدم اتباع أسلوب موحد وسليم في ترميز الملفات الاسمية وأيضا لعدم إنشاء فهارس للملفات يمكن من خلالها الاستدلال على مكان كل ملف من الملفات المطلوبة ....

والحقيقة أن موضوع ترميز ملفات الاسماء من الموضوعات المتشعبة والتي كثرت فيها الاجتهادات وتعددت فيها طرق الترميز ... ومنها على سبيل المثال ما يلي:
1- ترميز ملفات الأسماء بالطريقة الهجائية طبقا للحرف الأول من الاسم فقط .
2- ترميز ملفات الأسماء بالطريقة الهجائية طبقا لاخذ الحرف الأول من الاسم الأول، وأخذ الحرف الأول من الاسم الأخير .
3- ترميز ملفات الأسماء بالطريقة العددية المركبة بعد التعويض عن الحروف بأرقام .
4- ترميز ملفات الاسماء تبعا لفئات العاملين بالمنظمة أو المنشأة .
ويتم هذا برغم عدم الوصول إلى أسس محددة ومتبعة في التعامل اثناء ترميز ملفات الاسماء العربية والتي نجد بها أداة التعريف (أل) أو أداة من أدوات النسب وهي (بن، بنت، با ، أبو ، آل) .... أو لقبا من الألقاب ، أو تشابها كاملا بين اسمين وهي ما تعرف بقواعد ترتيب الأسماء .
وللإيضاح سنتعرض بالشرح لكل طريقة من طرق ترميز ملفات الأسماء المشار إليها، ومن ثم نتناول بالشرح قواعد ترتيب الأسماء (في العنصر التالي من هذه الوحدة) مع ذكر الأمثلة بالأسماء على كل طريقة وقاعدة .
- الطريقة الأولى :
(ترميز الأسماء هجائيا طبقا للحرف الأول من الاسم الأول فقط).
ويتم بموجبها فهرسة الأسماء العربية هجائيا طبقا للحرف الأول من الاسم فقط وجعله معيارا للتفرقة بين باقي الحروف التي تبدأ بها أسماء أخرى وهنا تجمع كل الملفات التي تبدأ أسماء أصحبها بحرف (أ) مثل أحمد وإبراهيم وإسماعيل وأكرم وهكذا في درج أو في عدة أدراج على سحب عددها ويوضع على كل ملف منها نتؤ بارز يسجل عليه اسم الشخص وتعلق بطاقة إرشادية صغيرة على الدرج بها رمز لحرف (أ) ثم يتبع ذلك لباقي الحروف ب، ت ، ث .... وهكذا حتى حرف ي .
إلا أنه يعاب على هذه الطريقة أنها تحدد مكانا ثابتا للملفات ، كما أنها لا تمكن من حصر الأسماء الموجود لها ملفات بالأرشيف وأخيرا فإنها تحتاج لمجهود عند البحث عن الملفات بالأدراج .
مثال :
إسماعيل محمد صالح رمز ملفه أ
أحمد ناصر البدراوي رمز ملفه أ
إبراهيم مجدي الليثي رمز ملفه أ
....... وهكذا لكل الأسماء التي تبدأ بحرف أ
- الطريقة الثانية :
(ترميز الأسماء هجائيا طبقا للحرف الأول من الأسم الأول والحرف الأول من الاسم الأخير).
ويتم بموجبها ترميز ملفات الاسماء العربية هجائيا تبعا لأخذ الحرف الأول من الاسم الأول للشخص وأخذ الحرف الأول من الاسم الأخير ثم يعطي كل اسم رقما مسلسلاً لنفس مجموعته .
إسماعيل محمد صالح رمز ملفه أ/ص/1
أحمد ناصر البدراوي رمز ملفه أ/ب/1
إبراهيم مجدي الليثي رمز ملفه أ/ل/1
و(أ/ل) في الاسم الأخير هي مجموعة الاسم ، فإذا تكررت في اسم آخر فإننا نسلسل الرقم الأخير للتمييز بينها مثل :
أحمد صالح اللبان أ/ل/2
أحمد محمد لبيب أ/ل/3
أشرف عبدالله لطفي أ/ل/4
وهكذا لباقي الحروف – وبتفسير رقم الملف الأخير مثلاً وهو (أ/ل/4) نجد أن حرف (أ) يرمز للحرف الأول من أسم اشرف ، (ل) ترمز إلى الحرف الأول من الاسم الأخير له وهو لطفي أمار قم (4) فيرمز إلى ترتيب هذا الموظف في مجموعة (أ/ل) وهكذا... وهي طريقة مرنة وتصلح للأعداد الكبيرة من ملفات الاسماء وهي أكثر أنتشارات لسهولتها .
ويكون الاسم والرمز على ملف الشخص كالتالي :
أشرف عبدالله لطفي
أ/ل/4

- الطريقة الثالثة :
(الطريقة الرقمية المركبة)
وملخص هذه الطريقة الترميز بالطريقة الهجائية سالفة الذكر والتي تعتمد على أسلوب (أخذ الحرف الأول من الاسم الأول وأخذ الحرف الأول من لاسم الأخير) ولكن عند ترقيم الملفات فإنه يعوض عن الحروف الهجائية بأعداد حسابية مسلسلة على النحو التالي :
أ ب ت ث ج ح خ د ذ
1 2 3 4 5 6 7 8 9
ر ز س ش ص ض ط ظ ع
10 11 12 13 14 15 16 17 18
غ ف ق ك ل م ن هـ و
19 20 21 22 23 24 25 26 27
ي
28
مثال :
أحمد علي السالم فيكون رقم ملفه 1/12/1
سعد عبدالرحمن شنار فيكون رقم ملفه 12/13/1
عبدالله محمد البدر فيكون رقم ملفه 18/12/1
عبدالعزيز علي هلال فيكونر قم ملفه 18/26/2
...... وهكذا .

مثال آخر على نفس الطريقة :
هادي علي الجاسم فيكون رقم ملفه 26/5/1
يوسف صالح حداد فيكون رقم ملفه 28/6/1
يحيى عبدالله حسين فيكون رقم ملفه 28/6/2
يعقوب عبدالله الحمدان فيكون رقم ملفه 28/6/3
....... وهكذا .
وهكذا لباقي الاسماء ، وهي طربقة مرنة وتصلح للأعداد الكبيرة أيضا من الملفات في المنظمات الحكومية ومنظمات الأعمال – علاوة على محافظتها على سرية المعلومات الموجودة بالمفات لاستخدام الارقام بدلا من الحروف .
ويكون الاسم والرمز على الملف كالتالي :

- الطريقة الرابعة :
(ترميزالملفات على أساس فئات العاملين)
وهي طريقة تلجأ إليها بعض المنظمات الحكومية التي يتكون مجموع العاملين فيها من فئات مختلفة (كالموظفين ، المتعاقدين، المستخدمين، العمال) – وكذلك تلجأ إليها المستشفيات الكبرى مثلا وتقسم فئات العاملين إلى (أطباء – صيادلة – ممرضين – إداريين – عمال) وأيضا تلجأ إليها بعض المنشآت أو المشروعات التجارية الكبرى والتي تقسم فئات الأسماء بها حسب الأعمال أو الوظائف مثل (الفنيين – الإداريين – العمال – المرودين – العملاء) وهنا يعطي رمز لكل فئة كما يلي :

بالنسبة للمنظمات الحكومية مثلاً :
الموظفين فئة يرمز لها رقم 1
المتعاقدين فئة يرمز لها رقم 2
المستخدمين فئ يرمز لها برقم 3
العمال فئة يرمز لها برقم 4
ثم تستخدم بعد ذلك طريقة سهلة في ترميز ملفات الاسماء وهي (أخذ الرمز الدال على الفئة يليه الحرف الأول من الاسم الأول للشخص ثم يضاف إلى ذلك التسلسل العددي لترتيب الاسم في الحرف الخاص به)... وعلى ذلك يكون لكل ملف أسمي رقم ثلاثي – يدل الرمز الأول منه على الفئة والرمز الثاني على الحرف الأول من أسم الشخص والرمز الثالث على ترتيب الشخص في هذا الحرف .
مثال على أسماء الموظفين :
محمد علي سالم فيكون رقم ملفه 1/م/1
وبتحليل رقم الملف السابق نجد أن :
رمز الواحد يدل على فئة الموظفين
رمز الميم يدل على الحرف الأول من اسم الموظف المذكور
رمز الواحد الأخير يدل على ترتيب هذا الموظف في حرف الميم
وعلى ذلك لو كان بالمنظمة 25 موظفا تبدأ أسماءهم بحرف الميم فإن رقم ملف آخر موظف فيهم سيكون 1/م/25 وهكذا لباقي الأسماء لفئات العاملين .

بالنسبة لمنظمات الأعمال :
تنقسم الاسماء إلى فئات حسب الوظائف أو الاعمال كما يلي :
الفنيين رمز 1
الإداريين رمز 2
العمال رمز 3
الموردين رمز 4
العملاء رمز 5
مثال على أسماء الفنيين :
محمد عبدالعزيز الناصر ويكون رقم ملفه 1/م/1 (استشاري)
يوسف عبدالله الحمدان ويكون رقم ملفه 1/ي/1 (مهندس)
وهكذا لجميع أسماء النفيين من أ ......... ي .
مثال على أسماء العملاء :
حمد علي العازمي فيكون رقم ملفه 5/ح/1 (السالمية)
صلاح عبدالله عنبر فيكون رقم ملفه 5/ص/1 (الفحيحيل)
صديق محمد علي فيكون رقم ملفه 5/ص/2 (الفروانية)
وبتحليل رقم الملف الأخير مثلا ورقمه (5/ص/3) فنجد أن :
رمز 5 يدل على فئة العملاء .
رمز ص هو الحرف الأول من اسم العميل صديق .
رمز 2 هو ترتيب الاسم في حرف (ص) .


وبالطبع إذا انتهينا من ترتيب أسماء حرف نبدأ بالحرف الذي يليه ثم الذي يليه وهكذا من أ ...... ي في كل الفئات المشار إليها سواء كانت أسماء بالمنظمات الحكومية أو منظمات الاعمال .. وهي طريقة سهلة تسمح بمرونة في إنشاء الفهارس وتسهل إدخال أسماء جديدة لفهرس الاسماء في المنظمات الحكومية (بالتعيين أو النقل على المنظمة) أو حذف أسماء أخرى سواء (بالاستقالة – أو الوفاة – أو النقل من المنظمة – أو الفصل – أو الإحالة على المعاش "التقاعد")... فيرفع الملف من بين الملفات التي مازال أصحابها على رأس العمل ، ويبقى الرقم خاليا إلى أن يعين أو ينقل أحد العاملين الذي يتناسب أسمه مع الحرف الخالي داخل الفئة فيأخذ ملف نفس الرقم الشاغر، وهي عملية سهلة تماما وتؤدي إلى الوصول إلى الملف بأسرع وقت وأقل جهد شرط أن يخصص دولاب معين أو أدراج معينة لكل فئة من الفئات حسب إعداد ملفاتها وبذلك تتم السيطرة على كل الملفات الأسمية .
وعموما في الطرق الأربعة فإنه يتم تقسيم أوراق الملفات الاسمية مرتبة داخل المف في مجموعات متجانسة وفقا لموضوعاتها ... في المنظمات الحكومية مثلا يقسم ملف الموظف إلى (مسوغات التعيين، الأجازات ، والانتدابات ، الترقيات ... وهكذا) ويفضل وضع فاصل ورقي بين كل موضوع وآخر يكون هذا الفاصل ذات نتؤ بارز عليه عنوان موضوع الوثائق .
أما في منشآت الأعمال فيعمل نفس الشئ بالنسبة لملفات العاملين بالمنشأة أي يقسم الملف إلى موضوعات ويوضع بينها فواصل أما ملفات العملاء والموردين فيوضع في ملف كل اسم منهم ما يخصه من وثائق سواء كانت فواتير أو صور أو إيصالات أو عقود أو المراسلات المتبادلة بينهم وبين المنشأة .


- قواعد ترتيب الأسماء :
كما سبق وأن أسلفنا فقد كثرت الاجتهادات في ترتيب الاسماء العربية نظرا لما بها من تباينات كثيرة على عكس الأسماء الاجنبية عموما والتي قننت بشكل محدد يمنع تلك الاختلافات عند ترميزها تمهيدا لفهرستها .
فالأسماء العربية نجدها متنوعة ، فمنها الاسم العادي مثل (محمد ، أحمد، صالح)، ومنها الاسماء الثنائية مثل (صلاح الدين ، محمد علي ، محمد فريد) ومنها أيضا الأسماء المركبة مثل (عبدالله ، عبدالكريم، عبدالرحمن)... وهكذا علاوة على وجود أداة التعريف (الـ) في العديد من الأسماء العربية ، أو أداة من أدوات النسب ، أو لقب من الألقاب التي تسبق الاسم أو تشابها كاملا بين اثنين من الأسماء وعلى ذلك سنتعرض لقواعد ترتيب الاسماء ببساطة على النحو التالي :
1- قاعدة أداة التعريف (الـ) :
إذا وردت (الـ ) في أول اسم للموظف أو في أول الاسم الأخير له فإنها تحذف وتبدأ فهرسة الاسم بعد حذفها مثل :
السيد صالح الجويني فيكون رقم ملفه س/ج/1
السعيد عبدالله الناصر فيكون رقم ملفه ص/ن/1
من ذلك يتضح أن أداة التعريف (الـ) حذفت من الاسم الأول وكذلك من الاسم الأخير عند الفهرسة لأنها إضافة وليست أساسية في الاسم .
أما إذا كانت (الـ) من مكونات الاسم وأساسيات فيه مثل (ألطف، ألمع، ألفي) فإنها تبقى وتفهرس مثل :
ألطف صالح سعيد فكيون رقم ملفه أ/س/1
ألفى محمد الهارون فيكون رقم ملفه أ/هـ/1
لأن حذف (الـ) هنا سيخل بالاسم لذلك يجب أخذها في الاعتبار عند الفهرسة.
2- قاعدة أدوات النسب :
هناك أدوات للنسب تدخل ضمن الأسماء مثل: (أبو – بن – بنت – با – آل) كأن تكون كالتالي :
أبو صالح أبو جبل .
بنت الجزيرة عبدالله الغامدي .
يا محظوظ حسن بازرعة .
ولكل منها معالجة خاصة عند الفهرسة لترميز الملفات على النحو التالي :
• (أبو) : إذا وردت في أول اسم الشخص أو في أول الاسم الأخير له فإنها تبقى وتفهرس مثل :
أبو بكر صالح أبو جبل فيكون رقم ملفه (أ/أ/1
• (بن): ربما تكون هذه الأداة في أول اسم الشخص مثل (بن سعيد أحمد الاتربي)، وقد تكون في آخره مثل (عامر صالح بن سلطان) فإذا وردت في أول اسم فإنها تبقى وتفهرس أما إذا وردت في آخره فإنها تحذف ولا تفهرس مثل :
أبن بطوطة صالح بن درويش فيكون رقم ملفه أ/د/1
• (بنت) : عند ورودها في أول الاسم طبقا – فإنها تبقى وتفهرس مثل :
بنت الجزيرة ، بنت الشاطئ ، بنت البادية ... وغالبا ما يكون ذلك في ملفات العاملات في المنظمات والمنشآت أو المواطنات المتعاملات مع تلك الجهات مثل :
بنت الجزيرة عبدالله الغامدي فيكون رقم ملفها ب/غ/1
• (با) : كثيرا ما تأتي هذه الأداة ضمن الاسم خاصة في جنوب الجزيرة العربية مثل (باسمح – باشمخ – بامحظوظ) فإذا وردت تلك الأداة في أول اسم الشخص وهذا شئ نادر فإنها تبقى وتفهرس وإذا وردت في أول الاسم الأخير له فإنها تحذف مثل :
بامحظوظ حسن بازرعة فيكون رقم ملفه ب/ز/1
ولكن عادة ما تكون هذه الأداة في آخر الاسم لانها ترمز إلى اسم العائلة وعلى هذا الأساس فإنها تحذف من الاسم عند الفهرسة، ولكن عند كتابة الاسم على الملف فإنه يكتب كما هو دون حذف أي شئ منها .
• (آل) : تأتي هذه الأداة في أول الأسم الأخير للشخص نسبة إلى عائلته مثل (آل الشيخ، آ نهيان) فهنا تحذف هذه الأداة ويفهرس الاسم بدونها مثل :
عبدالله حسن آل الشيخ فيكون رقم ملفه ع/ش/1
ويلاحظ هنا أننا حذفنا (آل) لأنها وردت في أول الاسم الأخير للموظف، ثم حذفنا أيضا أداة التعريف (أل) لانها غضافة فأصبح الاسم "شيخ" – ويتم هذا طبعا عند معالجة الاسم في الفهرسة فقط... أما عند كتابته على الملف أو في الفهرس فيكون كاملا أي (عبدالله حسن آل الشيخ).
ونود التنويه هنا إلى أن قاعدة أدوات النسب السابقة قد ظهرت فيها اجتهادات كثيرة عند الفهرسة .. فالجميع أقر بأنه في حالة وجودها في أول الاسم فإنها تفهرس عند ترميز الملفات – ولكن عند ورودها في أول الاسم الأخير للشخص فقد يلجأ البعض إلى إبقاؤها أيضا وفهرستها ويلجأ البعض الآخر إلى حذفها .
3- قاعدة الألقاب :
هناك بعض الألقاب التي يكتسبها الموظف من درجة تعليمه أو وظيفته أو نسبة مثل (الدكتور –المهندس- اللواء- الأستاذ ) وغيرها الكثير من الألقاب المعروفة ...
فعند الفهرسة لا تدخل جميع الألقاب ويفهرس الاسم بعد حذف اللقب منه مثل :
الدكتور / نبيل عبد الله السبيعي فيكون رقمه ملف ن/س/1
إلا إذا كان مشابها للقب فإنه يبقى ولا يحذف مثل ( السيد ،الشريف ،الأمير ، المهندس ،الشيخ) فهذه يمكن أن تكون أسماء حقيقية ، وأيضا يمكن أن تكون ألقاب سبق أن أوضحنا فإنها لو كانت ألقابا فسوف تحذف ويفهرس الاسم بعد حذف اللقب
أما إذا كانت أسماء حقيقية فإنها تبقى وتفهرس ... ومعيار التفرقة هنا سيكون مرجعه شهادة الميلاد (حفيظة النفوس )أو قرار التعين لأن قرار التعين لأن الاسم سيكون مكتوبا به بالكامل مثل :
( السيد حجاج محمد بدر ) فيكون رقم ملفه س/ب/1
لأن السيد هنا اسم وليس لقب ،أما إذا كان لقب مثل :
السيد / أحمد محمد الشعلان فيكون رقم ملفه أ /ش/1
4-قاعدة التشابه :
هناك بعض من الحالات التي يحدث فيها إرتباك في الحصول على الملفات أو إدخال بعض الأوراق إلى الملفات في حالة تشابه الأسماء ... فأحيانا يكون في منظمة واحدة اسمان متشابهان كاملا مثل :
محمد سعيد محمود فيكون رقم ملفه م/م/1
محمد سعيد محمود فيكون رقم ملفه م/م/2
أي تشابه كامل تشابه كامل هو وارد في شهادة الميلاد أو في قرار التعيين، وفي هذه الحالة كثرت الاجتهادات للتفرقة أو التمييز بين ملفي الشخصين المشار إليهما بأن يفرق بينها بمسمى الوظيفة أو سنة الميلاد أو رقم البطاقة الشخصية أوالعائلية ... وهو أفضل تمييز في هذا الشأن .. على أن يكتب بجوار رقم الملف على الغلاف الخارجي له ويعتبر جزءا متمما لرقم الملف .

وبالنسبة للأسماء الثنائية مثل (صلاح الدين ، محمد علي، سيد أحمد) وكذلك الأسماء المركبة مثل (عبدالله ، عبدالكريم، عبدالرحمن) فإنها عند الفهرسة تعامل كوحدة واحدة، ويؤخذ منها الحرف الأول فقط مثل :
عبدالله إبراهيم صلاح الدين فيكون رقم ملفه ع/ص/1
- تطبيق محلول على فهارس الاسماء :
فيما يلي مجموعة من الأسماء وهي غير مرتبة ويراد ترتيبها طبقا لطريقة (أخذ الحرف الأول من الاسم وأخذ الحرف الأول من الاسم الأخير) مع ترقيمها بالطريقة الهجائية العددية :
• محمود محمد الملا .
• حسين إبراهيم الرباح .
• يحيى صالح شعبان .
• كمال محمد الشرنوبي .
• عصام أحمد إبراهيم .
• سالم عبدالعزيز صالح .
• نور الدين أحمد الشاهين .
• فاروق عبدالله الفودري .
• محمود حسين الياسين .
• حسين توفيق فوزان .
• مصطفى بدر فؤاد .
• أسعد محمد زكي .
• فريد أحمد شهاب .
• سمير عبدالكريم الغنام .
• محمود حسين مرزوق .
لحل التطبيق السابق ينبغي أخذ الحرف الأول من الاسم الأول وكلك الحرف الأول من الاسم الأخير – وذلك من كافة الأسماء واعتبار هذين الحرفين "مجموعة" للإسم ، ومن ثم ترتب المجاميع طبقا للحرف الأول فقط... وإذا تشابه الحرف الأول بين اسمين واختلف الحرف الأخير لهما فيرجع هنا لتسلسل الحروف الهجائية ويؤخذ الحرف الذي يسبق تبع الترتيب الهجائي ثم يليه الحرف الآخر – أما إذا تشابه الحرف الأول مع الأخير فيضاف رقم مسلسل للتفريق بينهم – وأخيرا كتابة رقم الملف الخاص بكل منهم كما يلي :



المجموعة الاسماء غير مرتبة الاسماء مرتبة أرقام الملفات
م/م محمود محمد الملا اسعد محمد زكي أ/ز/1
ح/ر حسين إبراهيم الرباح حسين إبراهيم الرباح ح/ر/1
ي/ش يحيى صالح شعبان حسين توفيق فوزان ح/ف/1
ك/ش كمال محمد الشرنوبي سالم عبدالعزيز صالح س/ص/1
ع/أ عصام أحمد إبراهيم سمير عبدالكريم الغنام س/غ/1
س/ص سالم عبدالعزيز صالح عصام أحمد إبراهيم ع/أ/1
ن/ش نور الدين أحمد الشاهين فريد أحمد شهاب ف/ش/1
ف/ف فاروق عبدالله الفودري فاروق عبدالله الفودري ف/ف/1
م/ي محمود حسين الياسين كمال محمد الشرنوبي ك/ش/1
ح/ف حسين توفيق فوزان مصطفى بدر فؤاد م/ف/1
م/ف مصطفى بدر فؤاد محمود محمد الملا م/م/1
أ/ز أسعد محمد زكي محمود حسين مرزوق م/م/2
ف/ش فريد أحمد شهاب محمود حسين الياسين م/ي/1
س/غ سمير عبدالكريم الغنام نور الدين أحمد الشاهين ن/ش/1
م/م محمود حسين مرزوق يحيى صالح شعبان ي/ش/1
بعد العرض السابق لطرق التصنيف والترقيم لملفات الموضوعات والأسماء فيتضح أن طرق التصنيف يمكن اختيار بعضها أو كلها في أي منظمة حكومية أو منشأة أعمال، بينما طرق الترقيم الخاصة بالموضوعات فينبغي الانفاق على طريقة واحدة فقط تستخدمها كافة الإدارات لتوحيد الترقيم ... أما ملفات الاسماء فأفضل طريقة ترميز لها هي الهجائية العددية (المزدوجة

).